Implementar un CRM como Clientify

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implementar un CRM

Si recientemente has comprado el CRM de Clientfy pero no sabes por dónde comenzar te doy una guía completa de cómo empezar a gestionarlo

Si aún no lo haz comprado y quedaste emocionado de lo que tiene te puedo dar una prueba de 14 días gratis aquí

Empecemos sabiendo que es el CRM de Clientify:

Es un software de marketing y ventas el cual reúne varias funcionalidades para poder hacer marketing digital.

Dentro de las funcionalidades se encuentra Landing page, email marketing, formularios automatizaciones y analítica web así como la planeación de las redes sociales.

Qué puedes hacer con esta herramienta:

Esta herramienta te permite:

  1. Crear los embudos de ventas por cada uno de tus productos/servicios 
  2. Hacer automatizaciones de procesos de venta, compra y servicio al cliente 
  3. Programar las publicaciones de las redes sociales 
  4. Crear formularios para captar la información de tus contactos 
  5. Instalar chat bot y el botón de WhatsApp en tu página para brindar buen experiencia de usuario 
  6. Hacer un diagnóstico de tu página web para saber cómo estás con el SEO y poder trazar procesos de mejora 
  7. Puedes hacer varias páginas de aterrizaje para la ventas de diferentes productos y servicio 
  8. Puedes conectar tus campañas de Google Ads y Facebook Ads 
  9. Manejar tu correo corporativo 
  10. Hacer seguimiento a tus clientes 

Como ves es una herramientas bastante robusta que te ayudará en todo tu estrategia de marketing 

Quienes pueden manejar esta herramienta: 

El CRM  de Clientify puede implementar cualquier empresa pequeña o grande y de cualquier sector de la economía. 

Dado que es una herramienta que ayuda en toda la gestión del marketing digital por que todo lo que necesitas lo encuentras en un sólo lugar.

Cómo implementar un CRM como Clientify 

Al implementar un CRM como Clientify podrías estar  abrumado porque sabes que es buena pero no tienes muy claro para qué y cómo ponerla a funcionar. 

Pero  afortunadamente no estás solo y tienes internet para averiguar cómo aprender a manejar tremenda máquina. 

Además, Clientify lo sabe por eso cuando recién adquieres la licencia  tu puedes tener un asesor “yo una de ellas” que te ayuda con la instalación para poder empezar

Pero bueno sin más preámbulos voy a darte una guía completa de cómo puedes empezar con esta poderosa CRM o Customer Relationship Manager

Vamos a dividir el trabajo en varias fases:

  1. Planeación de la estrategia 
  2. Creación del embudo de ventas   
  3. Automatización y CRM 
  4. Estrategia SEO
  5. Redes sociales 
  6. Análisis de la estrategia 

Te voy a empezar a mencionar cada una de las fases Además anexo cuadro de excel para que  puedas hacer el check de cada fase y completar en caso que no lo tengas o mejoras, si ya lo tienes ¡GENIAL!

Empecemos con la planeación de tu estrategia:

Antes de empezar a implementar el CRM debes seguir esta fase, de hacerlo bien. Todo lo que viene es pan comido..

Básicamente lo que debes resolver son estas preguntas:

  • ¿En dónde estás? 
  • ¿Hacia dónde quieres llegar? 
  • ¿Cómo lo quieres lograr?.

Sobra decir que para esto se hace un planteamiento de objetivos, unas metas y los KPIS que no es otra cosa más que trazar el camino y medir si por ahí vas bien. 

Ahora vamos a definir los elementos y los vamos a ver en detalles en los siguientes subtítulos:

  1. Se debe hacer la auditoría del Embudo de ventas: Los embudos de ventas son el proceso que debe recorrer una persona desde que entra en contacto con la marca hasta que se convierte en cliente.

Lo que debes hacer es revisar cada fase o crearla; si aún no la tienes. esto se va a utilizar para poder hacer los seguimientos a cada uno de los clientes.  

>>Mira aquí todo lo que debes saber sobre los embudos de ventas <<

  1. Identificar el nicho de mercado:  Este punto es fundamental porque con esto identificado podemos dirigirnos muy bien tu público. este nicho podrá tener varios segmentos por lo que también es importante identificarlos
  2. Análisis de la competencia: un truco para encontrar la competencia si aún no la conoces es ingresar en buscador de Google las palabras claves de tu producto, los dominios que salen en la primera página del buscador Google es tu competencia, una vez sea identificada haz un dofa para detectar en qué debes mejorar, también en que eres mejor.
  3. Planteamiento de Objetivos: los objetivos es lo que quieres lograr en cierto periodo de tiempo, en la Software de Clientify puedes encontrar algunos ejemplos objetivos smart:  

Ingresas al BackOffice→ Ventas → Objetivos

  • Oportunidades 
  • Presupuesto
  • Ventas 
  • actividades 
  • Contactos        
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  1. Buyer Persona:  el buyer persona corresponde a tu cliente ideal , tu Fans número UNO, el que está a la puerta de tu horno esperando el pan.  

una manera fácil de hacerlo es escoger dentro de tu base de datos de clientes los perfiles que te han comprado varias veces. 

Estudia, conoce sus características demográficas, sus gustos e intereses e ingresa esta información a la herramienta. 

BackOffice→ recursos → herramientas → buyer persona

implementar un CRM personal buyer
  1. Análisis SEO Page:  si quieres tener un buen posicionamiento SEO, lo más recomendable es tener una página funcionando como a Google le gusta y te pueda posicionar en los resultados de su motor de búsqueda. 

Clientify te ofrece esta opción, lo ideal es que escanees tu página web y la herramienta te dirá qué aspectos de tu sitio web tu debes arreglar, lo encuentras por 

BackOffice → SEO 

Implementar CRM SEO

Puedes ver también en donde están posicionadas tus palabras claves 

Te ayuda a crear títulos para tus artículos 

Y recibir sugerencias de palabras claves 

  1. Lead Scoring: corresponde a la calificación de tus contactos, que van desde fríos, templados y cálidos, esta calificación te ayuda a conocer en que estado se encuentra tu contacto.

Si haz creado bien el embudo de ventas o Buyer Journey lo único que tienes que hacer  es definir cada etapa y comunicarlo a todos los que están en tu equipo de ventas. 

  1. Leag Magnet: esto corresponde a lo que le vas a entregar a los contactos cuando visiten tu sitio web y quieran intercambiar por sus datos. 

Ahora que tienes todos estos elementos es hora de empezar a saber “cómo implementar un CRM”, y aquí nos vamos a lo primordial y el punto central y tiene que ver con el embudo de ventas.

Como Implementar un CRM: Creación del  embudo de ventas    

Dentro de este capítulo vamos a ver lo que hicimos en la planeación de la estrategia, por qué canales vamos a atraer a nuestros clientes y cada una de las fases del embudo de ventas o etapas de compra.

Componentes de un Embudo de ventas 

  1. Página de aterrizaje: la encargada de recibir el tráfico 
  2. Fase  Tofu: fase inicial del embudo de ventas donde se le habla de las diferentes soluciones a su problema.
  3. Fase Mofu: fase intermedia donde se muestra el producto 
  4. Fase Bofu: fase final de decisión 

La función del embudo de ventas es crear un proceso sistemático que cualquier comercial siga al pie de la letra para que pueda lograr más ventas y tener una buena tasa de éxito. 

Como ya quedó planteado cómo hacer la estrategia, me imagino que quedó arriba bien delimitado y ya lo haz venido trabajando en tu hoja de excel, ahora es el turno de trabajar en: 

  1. Atracción de clientes con los canales digitales:

La idea con este punto es poder detectar todos los canales digitales por donde puedes encontrar tu nicho de mercado, como ya hiciste la investigación de tus clientes con el buyer persona puedes detectar los canales que ellos frecuentan y comenzar a crear tu perfil allí.

Aquí una lista de todos los canales que tiene Clientify que puedes identificar: 

Directo: Son los que ya conocen tu sitio web e ingresan a tu sitio web colocando tu sitio web en los buscadores para encontrarlo y ya.

Correo eléctronico: las personas que  han recibido tus correos y un enlace hacia alguna determinada parte de tu sitio web para estrategias de email marketing 

Referidos: todas los contactos que creaste en tu base de datos y que haz ingresado referidos por otro cliente o personas.

Pago: corresponde a las personas que ingresaron de tus campañas Google Ads y otros buscadores. 

Búsqueda: son aquellos visitantes que ingresaron por el blog o sitio web cuando estaban buscando tus palabras claves. 

Social: los que vienen de los formularios que ubicaste en las redes sociales 

Pago Social : de las campañas de pago como Facebook, Instagram etc..   

Display: campañas de display con Google, Bing, yahoo etc..

Otros: otro rubro que no se haya considerado aquí. 

Identificar de donde viene tu público es vital por que te ayuda a saber cual de estos canales es más rentable y cual de ellos no lo es tanto y todo esto lo usas para tomar decisiones de dónde invertir y organizar mejor tu presupuesto. 

  1. Conversión de Leads 

La conversión de leads tiene que ver con las acciones que vamos a hacer para que un visitante se convierta en cliente potencial y se hacen a través de  nuestros formularios. 

También las conversaciones que vamos a iniciar con el chatbot y el whatsapp 

El embudo de ventas se hace en las automatizaciones y queda ubicado por aquí:

BackOffice→ Marketing→ Automatizaciones → flujos de trabajo

Flujo de trabajo automatizaciones

Debemos saber cómo direccionar al visitantes por todo el embudo de ventas recordemos que arriba mencionaba las diferentes etapas del embudo que son TOFU, MOFU, BOFU 

Es planear que se va a entregar al cliente para que ingrese al embudo en la etapa TOFU en este caso puede ser un PDF. 

Ahora se necesita planear que se va a entregar para que pase de la etapa TOFU a MOFU, que por lo general es una asesoría. 

Por último, que gestión vamos a realizar para que ingrese de Mofu a Bofu: que puede ser una prueba gratis o descuentos etc..

En esta etapa es importante que hagas tu página de aterrizaje que es la encargada de recibir el tráfico que vas a enviar desde los diferentes canales. 

En la herramienta de Clientify puedes hacer la página de aterrizaje aquí: 

BackOffice → Marketing → Landing Page 

Ahora vamos a ver como gestionamos los contactos madurados 

3, Maduración de Contacto 

Son todos los contactos que están en las diferentes etapas del embudo de ventas, en esta parte se hace una estrategia de marketing de contenido.

Este contenido se hace a través de tu blog, y se utiliza para nutrir los leads o leads Nurturing, lo que quiere decir que  todo el contenido que se va a crear debe ser en torno a tu producto/servicio.

Este contenido se enviará a las personas que se van registrando con campañas de email marketing y puede ser cada semana. 

La manera de saber si se encuentran maduros es revisando si al enviarle estos contenidos hicieron click para leerlo y descargaron material. 

Nota: en este punto se debe configurar tu herramienta de Clientify con los puntajes de lead scoring que vimos en la sección de análisis y planeación de la estrategia. 

Este lead se califica en el estado como lead templado 

 4. Gestión de oportunidad

Esta fase corresponde a todos los contactos que solicitaron una cotización o todos aquellos que has visitado. como su nombre lo indica hay una oportunidad de venta.

Para ellos también se deben nutrir, es crear contenido que les va a ayudar a tomar la decisión de ser tu cliente; Por lo general, son muestras de producto, testimonios, comparativos, todo el material que le muestre al cliente potencial que eres la mejor opción. 

Este cliente se clasifica en Clientify como “en oportunidad” en el estado de cliente.

 5.Cierre de ventas 

El cierre de ventas corresponde a la etapa de decisión es cuando ganamos o perdemos. Luego de presentar la propuesta viene el momento más «aburrido» de todos porque corresponde a la “espera”.

Se puede ganar o perder y el estado cambia a lead perdido o lead ganado.

Esta etapa también se debe nutrir con descuentos, ultimátum, usar todas las armas de persuasión y lo más importante mucha comunicación. 

6. Creación de listas 

En la medida que van ingresando los contactos debemos segmentarlos por producto, servicio, interés, con el fin de saber cómo crear tus campañas. 

Es un error terrible enviar correos masivos a toda la base de tus contactos sin saber si les interesa o no el contenido. 

Lo más recomendable es siempre segmentar las bases de datos para poder hacer campañas de email acertadas presentando información relevante a sus intereses. 

Además, el hacer las listas también nos muestra que está funcionando lo mejor, lo cual nos permite tomar decisiones. 

Para hacer las listas tú las encuentras aquí: 

BackOffice → marketing → email marketing → listas

Listas de los CRM

Ahora que ya tenemos cada parte del embudo de ventas solucionado vamos a automatizar todo el proceso para que no tengamos que hacer nada de esto manual. 

Cómo implementar un CRM y la Automatización 

Como mencionaba en el numeral anterior lo ideal es automatizar todo el proceso para no tener que hacerlo manual el propósito es sólo hablar con aquellos clientes que ya se encuentran en etapas de maduración y oportunidad.

Una vez hemos creado todas las cartas de TOFU- MOFU- BOFU, planeado cada uno de los descargables o Lead Magnet es hora de armar todo el proceso para automatizarlos 

Esto lo encontramos aquí:

BackOffice → Marketing → automatizaciones → flujos de trabajo

Flujo de trabajo automatizaciones

Lo ideal es primero crear las plantillas con cada uno de los correos y luego si hacer la automatización. 

Gestión de CRM

Con respecto al CRM debes gestionarlo y para esto te nombro estas recomendaciones: 

  1. Registra en Clientify  todo la gestión diaria que llevas con tus clientes 
  2. Siempre que hables con los contactos deja una tarea de la próxima gestión 
  3. Trata de responder los correos desde Clientify integrando tu correo para saber si ha abierto tus correos
  4. Cambia los estados de los clientes en la medida que va pasando de etapa a etapa 
  5. Envía los presupuestos desde Clientify 
  6. Mantén una base de contactos saludables, es decir, limpia de contactos inactivos de un determinado periodo de tiempo (6 meses a 1 año). 

Todas  estas recomendaciones son importantes si quieres: 

  1. Conocer las métricas de marketing y ventas para tomar decisiones basado en datos
  2. Conocer la actividad diaria que debes seguir con tus clientes 
  3. Mantener conectado y controlado tu proceso.
  4. Entender las métricas de tu negocio para saber cómo actuar con las diferentes tendencias.
  5. Conocer las debilidades y fortalezas de tu equipo comercial. 

Ahora que tienes todo el proceso armado es hora de optimizar tus canales, para comenzar a llevar clientes a tu sitio web, por eso vamos a ver una de ellas y tiene que ver con el SEO

Como implementar un CRM: Estrategia SEO  

Otra de las funcionalidades de Clientify es que puedes analizar tu sitio web con SEO y comenzar a optimizarlo, lo cual es vital si quieres que Google te posicione en los primeros lugares de búsqueda… sin tener que pagar publicidad.   

Hay varios tipos de SEO pero vamos a hablar de dos :.

SEO on page: se centra en optimizar los elementos internos de tu sitio web y para eso te sirve esta herramientas te muestra tu sitio en 5 áreas que son posicionamiento, enlaces, usabilidad, rendimiento y redes sociales. 

Tu tarea mi querido Watson.. es hacer todo lo posible por subir estos puntajes 

La recomendación es hacer una lista de las áreas de mejora e ir trabajando en cada una de ellas hasta lograr un puntaje de 79 en adelante y en lo posible de 100 que es el máximo 

SEO Off page: se enfoca en desarrollar todas las actividades que van por fuera de la página, me refiero al hacer link building, en otras palabras conectar tu sitio web con otros sitios relevantes a tu público y producto.   

En nuestra Agencia SEO en Bogotá trabajamos estrategias basadas en este punto revisa en qué consiste la estrategia aquí

esta sección se encuentra en: 

BackOffice → SEO 

Implementar CRM SEO

Una vez tengamos claro todo el proceso ahora es el momento de pasar a las redes sociales 

Calendario de redes sociales 

Clientify te ofrece la funcionalidad de hacer un calendario de contenido en las redes sociales 

Lo recomendable es que cada mes se haga un calendario de redes sociales en mi caso lo hago de la siguiente manera 

Destino la ultima semana del mes para hacer mi programación del siguiente mes. 

  1. Lunes: Lluvia de ideas 
  2. Martes: Organizar los temas por semanas y luego por días 
  3. Miércoles: crear los artes 
  4. Jueves: unir todo en una hoja de excel
  5. Viernes: montar todo al planeador de Clientify 

Clientify te ofrece la opción de contestar los comentarios sin tener que pasar por cada una de las redes y de revisar sus métricas. 

Dentro de Clientify está Metricool el cual se enlaza y la ventaja es que puedes vincular muchas redes sociales con tu cuenta lo cual es bastante ventajoso porque otras presentan limitaciones. 

¡ya tenemos todo montado! … ahora es hora de ponerlo a funcionar desde los diferentes canales y comenzar a analizar 

Como Implementar un CRM: Análisis de la estrategia 

Para hacer los diferentes análisis tenemos los dashboard de ventas y marketing 

En el Dashboard de Marketing puedes revisar: 

  • El número de visitantes nuevos y del periodo anterior 
  • Las páginas más visitadas 
  • El comportamiento de los diferentes embudos de ventas por servicio/producto
  • El rendimiento por cada uno de los canales 
  • las oportunidades creadas por cada canal 
  • las ventas generadas por canal 
  • el rendimiento de las campañas 
  • las conversiones en cada una de las landing page 
  • el comportamiento de los formularios, chatbot y WhatsApp 
  • El ciclo de vida de los contactos

En el Dashboard de ventas puedes ver: 

  • Todas las oportunidades ganadas 
  • Las oportunidades perdidas 
  • Los comportamientos del embudo de ventas 
  • Todas las oportunidades abiertas, cerradas, vencidas, ganadas y perdidas  
  • La productividad del equipo comercial 
  • El desempeño en las ventas 
  • El top de los mejores vendedores 
  • Razones de por qué se perdieron las ventas 
  • Previsión en ventas 
  • Ranking de productos más vendidos  
  • Ranking de productos de presupuesto 

Resumiendo 

Vimos en detalle cómo implementar un CRM con Clientify, el cual nos sirvió de ejemplo perfecto para poder entender, los CRM nos sirven para manejar todo el proceso como lo vimos en este artículo desde que ingresa un contacto a tu embudo de ventas hasta que se convierte en cliente, abarcando las estrategias que debemos seguir por cada uno de los canales y el análisis de todos los datos para poder mejorar mes a mes hasta convertir este proceso en un sistema que nos garantice las ventas mes a mes. 

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